新入社員の方々に捧ぐ 仕事の効率化に役立つ業務の管理方法

こんにちは，MiCHellです。

まえがき

自分の仕事の管理って完璧に出来ていますか？一生懸命こなしているつもりでも、なかなか思うように行かないのが仕事ってもんでもあります(^_^;)

私は某企業でエンジニアとして開発業務を携わっています。今年で6年目を迎えた仕事ですが、仕事を始めばかりの頃と今では、仕事の管理の仕方が大きく変わり、なかなか効率化できてきたと感じています。

入社当初は正直あまり意識していませんでしたが、いろいろと任されるようになり業務が立て込んでくると、管理しきれなくなります。目の前の事しかできない状態ですね。私は要領が悪いので、何度も何度もこれを経験しました。そして上司に迷惑をかけたと感じています(*_*)

直接言われたわけではないけど、ボーナスの査定見りゃわかりますよそりゃ...評価下げるよそりゃ...私だって自分みたいな部下いたら下げますよそりゃ…orz

今年も6月になり、世の中の新入社員の方々もそろそろ本格的に業務につかされる時期ではないでしょうか？以前の私のようになりたくなければ、ある程度自己管理できる環境づくりをすることをお勧めします(^^)

そんなに難しいことではなく、やるべきこととしては「とにかく書き出すこと」を念頭に、あとはその管理方法です。ここではその管理方法についてのアドバイスを色々と書いてみようと思います。

それでは見ていきましょう。

仕事を整理するためにやるべきこと　

まずは「書き出す」

まずは自分が抱えている仕事をすべて書き出してみてください。ここでは「～のプロジェクトを進める」のように抽象的なものではなく，そのプロジェクトを進めるためにやるべきことを書き出します。例えば

• ～さんに確認の電話を入れる
• ～のデータを解析する
• ～の資料をまとめといてもらうために～に依頼する

などなど，実際にあなたがする「行動」を書き出してください。これをやることで自分が次にする行動が明確になり，さらにやるべき仕事の量も書き出した数として視覚的にわかりやすくなります。

仕事がどんどん貯まって遅れていってしまう大きな原因の１つは自分の抱えている仕事量を把握できていないことです。これが出来るようになって，任される，頼まれる仕事の取捨選択ができるようになります。

ちなみに仕事ってすべて引き受けてはいけないんですよ？当然です，自分が出来る仕事量には限界あります。きっぱり断ることは悪いことではないです。むしろ，できない仕事を引き受けてしまうことの方がよっぽど「悪」であることを心得ておきましょう(^^)

この自分がする「行動」を書き出していく作業でもし「これすぐ終わるなー」という作業があれば，その場で終わらせてしまいましょう。これは例えば

• ～さんにお礼のメールを入れる
• ネットで～を購入する
• 上司に印鑑をもらう

などなど，おそらく２分程度で片づけてしまえるであろう作業が当てはまります。このような作業はなぜか面倒くさがって後回しにしてしまいがちですが，貯めれば貯めるほど忘れてしまいがちです。しかし，このような軽い作業を片づけてしまうだけでも「行動」のリストは非常にスッキリするものです。一気に片づけてしまいましょう。そしてこれを機に軽い作業はすぐに行動してしまうように習慣づけてしまいましょう。これは作業自体が簡単なので，慣れれば意外に簡単に習慣づくと思いますよ(^^)

おそらく早い人であれば１時間～２時間もあれば大量の仕事の「行動」リストが出来上がるはずです。ただし抜けがないように，入念に洗い出してください。ここで書ききれなかったことがあるとまたこの作業に戻ってこないといけなくなってしまうため時間の無駄です。気を引き締めて全てを吐き出してください。非常に気持ちがスッキリするはずですよ。

ここで１つ注意ですが，日にちや時間の決まった「行動」についてはここでリスト化するのではなく，自分がよく見るスケジュール帳やカレンダーなどに入れておくことをお勧めします。リストへ入れておいても運用できると思いますが，やはりカレンダーやスケジュール帳の視認性は約束事の忘れを防止してくれるのに一躍買ってくれると感じています。

日にちや時間の決まった「行動」というのは２種類あって，１つは会議などのようにその日，その時間にしかできないような「行動」です。もう１つは締め切りのある「行動」です。これは締切日を明確にし，さらにそれまでにどれだけの時間的猶予があるかというのを明確にしてくれます。この効果は意外と大きくて，先にやるべき，後回しでOKなどの判断が的確になると感じます。

次に「分ける」

おそらくほとんどの人は，かかわっている業務は１つではないはず。ですよね？なので，今書き出した「行動」のリストを業務の塊「プロジェクト」ごとに分けていってください。例えば次のような感じです。

☆☆次世代型携帯電話の開発☆☆

• 過去の開発資料を収集する
• ～さんへ電話して～の件について確認を取っておく
• 構想設計からコストを見積もる

☆☆～の不具合対応☆☆

• クレーム状況についてのデータを確認する
• 不具合の再現実験をする
• 発生件数をデータ化する

これは単純にリスト化した「行動」が何の作業なのかを把握するためです。この作業をしていると，プロジェクトの中にさらに細分化された塊「サブプロジェクト」のようなものを作りたくなる場合もあると思います。例えば以下のような感じです。

☆☆次世代型携帯電話の開発☆☆

• 過去の開発資料を収集する
• ～さんへ電話して～の件について確認を取っておく
• 構想設計からコストを見積もる　

　　　　・筐体の板金素材を決める

　　　　・使用する素子を決める

　　　　・発注する外注業者を決める

この方がわかりやすいと思う方は実施してもいいと思います。ただし，これ以上の細かい分け方は今後管理していくうえで大変になると思いますので，「サブプロジェクト」程度で止めておくことをお勧めします。細かすぎるとこの「サブプロジェクト」より下の階層は消えては増え，消えては増えというのを短期間で何度も繰り返すことになります。それではその作業に時間がかかってしまいますのである程度のところで止めておくのが無難です。

さて，実はやるべきことは最低限これだけなのです。これだけやってあれば，どれだけ忙しい状況に陥ったとしても今自分がやるべき行動を見失うことなく，ベストな「行動」をそのリストから選択して実行することが出来るようになります。なぜなら，あなたがやるべき「行動」はすべてそこに書いてあるのですから！

なんとなく、これなら上手に管理できそうな気がしませんか？(^^)

もう少し整理するには...

ここまででかなり整理できてきましたが，それぞれの「行動」はどういった状況の時に実施できるものか決まっているものです。例えば以下のような感じです。

• ～さんに確認の電話を入れる　⇒電話する時間があるとき
• ～のデータを解析する　　⇒PCを開いているとき

他に分けられる要素としてはエンジニアの私としては「工場にいるとき」や「デスクにいるとき」や「実験室にいるとき」などが挙げられます。このような情報をそれぞれの「行動」に付与しておくと，例えばちょっとした会議と会議の間の約10分の間に「電話する時間がある」ので，1件の「行動」が処理できてしまうわけです。たくさんの「行動」のリストの中から，この短い自由な時間に最適な「行動」を選ぶために，このような出来る状況というものを付与しておくことをお勧めします。

作成したリストはどのように管理すればいいのか？

とはいうものの，こんなリストをどのように管理するのか？ということもとっても大事な問題です。本来は信頼できるシステムであれば管理方法はどのようなものでもいいと思います。紙に書いて，ひたすらそれを更新していく，でもいいですし，エクセルで表にまとめて，それを更新していく，でもいいと思います。実際私も最初はエクセルで管理しようとしていました。

しかしエクセルで管理していて不自由だなーと思ったことが「会社のPCでも自宅のPCでも閲覧・更新出来るようにしたい」ということでした。なので，すぐにオンライン上の何かで管理する方法に決めていましが、なかなか思った機能が備わったものが見つからずに苦労しました(*_*)

Toodledo

そして色々と悩んだ結果，無料なのになかなか使い勝手の良い「Toodledo」というツールです。

有料でもたくさんの優秀なツールは存在するようですが、お金のない私には試す余地もなかったのであしからずm(_ _)m

いわゆるtodoを管理するツールですが、私が必須で欲しかった以下の機能が揃っています。

• プロジェクトごとに「行動」を仕分けることができる
• 「行動」にメモをつけることができる
• 「行動」に【次にやること】や【連絡待ち】などのタグを作ってつけることができる
• PC(会社でも自宅でも)、スマホから簡単にアクセス可能
• 無料で使える
• 数年くらいの実績がある(オンラインで保存されるので、いきなりサイトの閉鎖がないかを心配)

意外とこれらのすべてをカバーできるツールというのは少なく、探すまでに苦労しました。色々と使ってみなきゃわからないため、「Toodledo」にたどり着くまで色んなものを試してみましたが、どれも仕分けが面倒だったり、タグが付けれなかったりと惜しい感じでした。

Toodledoの操作画面はこんな感じです。

黒塗りしているところは私の「行動」とグループ分けがかかれているのです。「Task」という場所に「行動」を作成し「Folder」というものでグループ分けをしています。そして補助的に「Context」という場所に「PC」や「LAB（実験室)」など，どこで，どんな時にその「行動」を実施すべきかを分け，「Tag」という場所にすぐやるべきことなのか，はたまたしばらくは放置しておいていいことなのかを分類できるように設定しています。

以下のサイトにて，非常にわかりやすく(しかも日本語で!!)使用方法が解説されており，私も何度も助けられましたので紹介させていただきます(^^)

最初に登録していく作業は多少骨が折れる作業となりますが，一度入れてしまえばそれまで。あとは軽快にそれらの「行動」をこなしていけばいいだけとなります。

また，1週間に一度はすべての行動リストを見直し，終わっているものは消したり，足りない作業は追加したりするメンテナンス作業を怠らないようにしましょう。「行動」は常に変動していて，急にたくさんの業務が増えたり減ったりするものです。ですので，常に最新の状態を保つために日常もなるべくこまめに更新するようにし，1週間に一度はすべてのリストを見直すよう心がけましょう。

手帳

次に手帳です。大元の管理ツール(私で言えばTodoledo)が決まったら、その管理ツールから1日、1週間の単位でその「行動」を落とし込んで、それを1日のうちに何度も見返して漏れなく処理していく作業が必要です。

スケジュールはPC上で管理するという人もいると思います。私の会社もOffice365なるツールでスケジュール管理をみっちりさせられますし、スケジュールはそこに投入しなければいけないルールになっています。

しかし私の場合、実際の行動リストは手帳で管理しています。理由は簡単で、PCを閉じている時でも見ることができるからです。実際私のようなエンジニアという職種では一日中席に座ってデスクワークというのは珍しく、席を離れている時間が長いです。

そういう場合は手帳のような常に持ち歩くものでないと細かい予定の管理ができないんです。エンジニアでなくともそういう職種はたくさんあると思います。

なので、使いやすいお気に入りの手帳を探すのもとっても大事なことなんですよ！以下の記事で手帳の紹介もしているので、ぜひ見てみてください(^^)

michell.hatenablog.jp

この記事のような仕事の管理をする場合は、フランクリン・プランナーの手帳をお勧めします。その日の「行動」を書き込む欄が準備されていて、それを日程にまで落とし込むことができるので気に入っています。また、私はプライベートも基本的にはこのような「行動」の管理をしているため、「行動」のすべてを手帳に記入しています。つまり私は手帳がないと、その日1日何をすればいいのかわからなくなるくらいに手帳に依存しています。それくらいこの手帳は便利なんですよ(^^)

最後に

私が仕事を効率的にやりたいと思った最も大きな理由は「自分のプライベートな時間をもっと確保したり有効活用したい」と思ったからです。結婚して小さい子どもを育てている身としては「仕事」と「家族の時間」のみで365日が終わってしまっていることがほとんどなんです。しかしそれではもっと大事な「体と心の健康維持」ができていないんですね。運動したり，趣味の時間を作ったりと，そういったことに少しでも回せる時間を作るれることが，この「仕事(行動)の効率化」の最大の利点ではないかと考えています(^^)

ちなみに今回紹介したような仕事の管理方法は以下の本を参考にして実践しています。この記事を読んで興味があればぜひ読んでみてくださいね！参考になるはずです。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

長文になりましたが最後までお付き合いいただきありがとうございます。

それではまた！